Datenschutzerklärung Schweiz

11.1 Offene und noch vermittlungsfähige Anfragen

Anfrage-, Kontakt-, Pflege- und Gesundheitsdaten können grundsätzlich bis zu 24 Monate nach Eingang der Anfrage gespeichert werden, wenn innerhalb dieses Zeitraums weiterhin eine Bearbeitung, Vermittlung, Nachfrage, erneute Kontaktaufnahme oder Zuordnung zu einem passenden Anbieter entsprechend der erteilten Einwilligung möglich ist.

Dies gilt insbesondere, wenn:

• die Anfrage noch nicht abschließend bearbeitet wurde,
• zunächst kein passender Anbieter gefunden werden konnte,
• eine Vermittlung oder Beratung zu einem späteren Zeitpunkt weiterhin möglich erscheint,
• Rückfragen oder ergänzende Angaben ausstehen,
• die betroffene Person Interesse an einer späteren Kontaktaufnahme erklärt hat oder
• die Vermittlung wegen vorübergehender tatsächlicher oder organisatorischer Gründe noch nicht abgeschlossen werden konnte.

Eine werbliche Kontaktaufnahme darf innerhalb dieses Zeitraums nur erfolgen, soweit hierfür eine wirksame Einwilligung oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.

11.2 Abgeschlossene oder vermittelte Anfragen

Nach Abschluss der Bearbeitung können die zur Dokumentation der Anfrage und Vermittlung erforderlichen Daten grundsätzlich für drei Jahre gespeichert werden.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Anfrage abschließend bearbeitet, an einen Kooperationspartner übermittelt oder die Vermittlungsleistung erbracht wurde.

Diese Speicherung erfolgt insbesondere zur:

• Dokumentation der Vermittlungsleistung,
• Abrechnung mit Kooperationspartnern,
• Bearbeitung nachträglicher Rückfragen,
• Prüfung von Provisions- und Vergütungsansprüchen,
• Qualitätssicherung,
• Verhinderung von Mehrfachanfragen und Mehrfachabrechnungen,
• Bearbeitung von Beschwerden,
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
• Erfüllung datenschutzrechtlicher Rechenschafts- und Nachweispflichten.

Rechtsgrundlage ist, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Die berechtigten Interessen von BuD bestehen insbesondere in einer ordnungsgemäßen Geschäfts- und Leistungsdokumentation, der Sicherung von Vergütungsansprüchen, der Missbrauchsvermeidung und der Rechtsverteidigung.

Soweit Gesundheits- oder Pflegedaten für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden, sind diese früher zu löschen, zu anonymisieren oder von den ausschließlich zu Nachweis- und Abrechnungszwecken gespeicherten Daten zu trennen.

11.3 Nachweis von Einwilligungen

Der Wortlaut, die Version und die technischen Nachweise einer erteilten Einwilligung werden für die Dauer gespeichert, in der BuD die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Datenübermittlung oder Kontaktaufnahme nachweisen können muss.

Nachweise über Einwilligungen in Telefonwerbung werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen mindestens fünf Jahre ab Erteilung der Einwilligung sowie nach jeder Verwendung der Einwilligung aufbewahrt, soweit die anwendbaren gesetzlichen Vorschriften dies verlangen.

Zu den gespeicherten Nachweisen können insbesondere gehören:

• Datum und Uhrzeit der Einwilligung,
• Anfrage-ID,
• verwendeter Einwilligungstext und dessen Version,
• aktiv bestätigte Auswahlfelder,
• ausgewählte Kontaktwege,
• ausgewählte Leistung,
• zum Zeitpunkt der Einwilligung erkennbare Empfänger,
• Formularseite und Herkunft der Anfrage,
• Zeitpunkt und Inhalt eines Widerrufs.

Soweit möglich, wird der Einwilligungsnachweis getrennt von den eigentlichen Anfrage- und Gesundheitsdaten gespeichert.

Ein Widerruf führt nicht zur Löschung derjenigen Nachweisdaten, die weiterhin erforderlich sind, um die frühere Einwilligung, den Widerruf und die bis dahin rechtmäßig erfolgte Verarbeitung nachweisen zu können.

11.4 Vertrags-, Abrechnungs- und Geschäftsunterlagen

Unterlagen, die für die Abrechnung mit Kooperationspartnern, die Buchführung oder die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten relevant sind, werden entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Je nach Art der Unterlage können insbesondere Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren gelten. Die Frist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden ist.

Während einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die betreffenden Daten grundsätzlich nur noch für die gesetzlich vorgesehenen Zwecke, für Prüfungen sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verwendet.

11.5 Beschwerden, Datenschutzanfragen und Rechtsstreitigkeiten

Daten im Zusammenhang mit Beschwerden, Auskunftsersuchen, Löschanträgen, Widerrufen, behördlichen Verfahren, Zahlungsstreitigkeiten oder sonstigen rechtlichen Auseinandersetzungen dürfen bis zum endgültigen Abschluss des jeweiligen Vorgangs und darüber hinaus bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.

Droht ein Rechtsstreit oder wurde ein Anspruch geltend gemacht, dürfen die hierfür erforderlichen Daten bis zur rechtskräftigen beziehungsweise endgültigen Beendigung des Verfahrens und bis zum Ablauf weiterer einschlägiger Fristen aufbewahrt werden.

11.6 Widerruf einer Einwilligung

Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Er berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Eingang des Widerrufs auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.

Nach Eingang eines Widerrufs werden Verarbeitungen, die ausschließlich auf der widerrufenen Einwilligung beruhen, beendet. Eine sofortige vollständige Löschung sämtlicher Daten erfolgt jedoch nicht, soweit:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
• die Daten zum Nachweis der früheren Einwilligung oder des Widerrufs benötigt werden,
• Abrechnungs- oder Vergütungsansprüche zu prüfen sind,
• die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind oder
• eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage die weitere Speicherung erlaubt.

Für diese Zwecke nicht mehr erforderliche Gesundheits- und Pflegedaten werden gelöscht, anonymisiert oder technisch gesperrt.

11.7 Löschung und Anonymisierung

Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Frist werden die Daten gelöscht oder so anonymisiert, dass eine Zuordnung zu einer bestimmten Person nicht mehr möglich ist.

Anstelle einer vollständigen Löschung kann eine Einschränkung beziehungsweise Sperrung vorgenommen werden, wenn eine Löschung wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder wegen der Sicherung und Verteidigung von Rechtsansprüchen noch nicht zulässig oder zweckmäßig ist.

Anonymisierte statistische Daten dürfen zeitlich unbeschränkt gespeichert und für Unternehmensplanung, Qualitätskontrolle, Reichweitenmessung, Marktanalysen sowie zur Optimierung der Vermittlungsleistungen verwendet werden, sofern eine Identifizierung der betroffenen Person nicht mehr möglich ist.

11.8 Abweichende Fristen

Soweit für einzelne Datenarten, Länder, Verarbeitungsvorgänge oder Kooperationspartner längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten oder eine längere Speicherung aufgrund besonderer Umstände erforderlich ist, ist die jeweils längere Frist maßgeblich.

Kürzere Fristen gelten, wenn die Daten für die genannten Zwecke erkennbar nicht mehr erforderlich sind, eine Einwilligung wirksam widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung besteht.

Für Nutzerinnen und Nutzer aus der Schweiz werden die vorgenannten Fristen entsprechend angewendet, soweit die in der Schweiz geltenden Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften dies zulassen.